TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NHƯ THẾ NÀO?
Tổ chức sự kiện là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Do đó, để có thể trả lời được câu hỏi Tổ chức sự kiện là gì? một cách dễ hiểu chi tiết, hãy cùng Hoa Việt Media tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!
1. Event là gì?
Trước hết chúng ta cần phải hiểu về định nghĩa sự kiện. Sự kiện (tiếng anh: Event) là một hoạt động có sự tham gia của nhiều người. Đây là một công cụ được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như giới thiệu sản phẩm mới, lễ cưới hỏi, v.v.
- Quy mô sự kiện: sự kiện nhỏ, sự kiện lớn
- Không gian tổ chức: sự kiện ngoài trời, sự kiện trong nhà, sự kiện kết hợp, v.v.
- Hình thức tổ chức: sự kiện online, sự kiện offline, v.v.
- Mục đích: lễ cưới, sinh nhật, khai trương, giới thiệu sản phẩm mới, v.v.
Người làm sự kiện là gì? Họ là những người tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc event.
2. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (tiếng anh là event organization) là việc tập hợp và quản lý các yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực văn hóa, thương mại, kinh doanh… Từ đó, nhằm truyền tải thông điệp truyền thông mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng và khách hàng nhận thức được.
Quá trình tổ chức một sự kiện kéo dài về thời gian kể từ khi hình thành ý tưởng ban đầu, kịch bản chương trình, các công tác chuẩn bị trước sự kiện cho đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc; cũng như các công việc sau sự kiện nếu có.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có liên quan sẽ thực hiện theo kế hoạch, theo dõi và hoàn thành các phần để đảm bảo ra sự kiện được diễn ra suôn sẻ và đúng yêu cầu đã được thống nhất trước.
3. Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của tổ chức sự kiện chính là các giá trị, kết quả mà doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức mong muốn đạt được sau đó. Những mục đích của việc tổ chức sự kiện là:
- Gửi gắm được những thông điệp của doanh nghiệp đến với đối tượng mục tiêu. Song song đó chính là hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
- Một sự kiện tốt sẽ giúp nâng cao giá trị và tầm nhận thức của công chúng về thương hiệu của các công ty.
- Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông ngoài và trong sự kiện nhằm chạm đến cảm xúc của người tham gia sự kiện và khách hàng của các công ty.
- Tăng sự kết nối khách hàng với sản phẩm dịch vụ của các doanh nghiệp, từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.
Tùy vào việc lên ý tưởng, sáng tạo, lên kế hoạch, lựa chọn phương án thực hiện và khả năng thực thi của các đơn vị tổ chức sẽ có những mục tiêu và loại hình sự kiện khác nhau.
4. Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, Marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Đôi khi tổ chức sự kiện sẽ nhằm mục đích bán hàng hoặc hội họp, lễ kỷ niệm, tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.
Nâng cao nhận diện thương hiệu qua sự kiện
Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm dịch vụ. Nó chỉ đứng sau các hoạt động như quảng cáo và nghiên cứu thị trường.
Doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu của sản phẩm dịch vụ của mình. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.
5. Quy trình tổ chức sự kiện
Mỗi một sự kiện thường mang nhiều đặc điểm và tính chất khác nhau. Vì vậy, quy trình tổ chức sự kiện đối với từng chương trình cũng không giống nhau. Mỗi một sự kiện cần lên kế hoạch và ý tưởng kịch bản chương trình (proposal) rõ ràng từ đó mới có thể triển khai được quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất có thể.
Nhìn chung, quy trình tổ chức sự kiện sẽ được chia làm các giai đoạn như sau:
a) Giai đoạn trước bắt đầu tổ chức sự kiện
- Các công ty tổ chức sự kiện cần thực hiện việc lấy thông tin của các doanh nghiệp về loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức.
- Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như: mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh.
- Xây dựng kịch bản ý tưởng và lên kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm tổ chức, thời gian, quy trình tổ chức, quản lý tiến độ chuẩn bị cũng như phương thức phối hợp và làm việc giữa doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
- Với kinh nghiệm và khả năng chuyên môn của mình, vai trò và công việc của công ty tổ chức sự kiện cần đưa ra các phương án dự phòng để đảm bảo việc tổ chức sự kiện hạn chế tối đa những rủi ro.
- Phân rõ vai trò và thống nhất nhiệm vụ giữa doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
- Thiết kế các ấn phẩm, gửi thiệp mời cho khách hàng của doanh nghiệp hoặc người tham gia sự kiện.
- Cân đối thời gian và triển khai quảng bá truyền thông cho sự kiện của bạn.
- Vận chuyển, lắp đặt, trang trí sự kiện và tổng duyệt trước khi chương trình diễn ra.
b) Giai đoạn thực hiện của sự kiện
- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.
- Tổ chức quản lý và điều hành diễn biến chính của sự kiện.
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện.
- Đội ngũ nhân viên hậu cần thực hiện các công việc chuẩn bị phía sau cánh gà.
c) Giai đoạn kết thúc của sự kiện
Sau khi sự kiện diễn ra, chúng ta sẽ tiếp tục làm việc để giải quyết các công việc bao gồm:
- Xúc tiến và quảng bá sự kiện.
- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện.
- Quản trị tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện.
- Chăm sóc khách hàng và người tham gia sự kiện.
- Đánh giá và rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.
6. Các loại hình tổ chức sự kiện
Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: Bán hàng
– Conferences: Là các buổi Hội thảo
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
7. Các yếu tố để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Người chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi cần phải hội tụ đầy đủ 4 yếu tố: kiến thức, kỹ năng, khả năng và thái độ.
Về kiến thức
+ Có sự hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu
+ Có hiểu biết về khách hàng mục tiêu của sự kiện
+ Có kiến thức xã hội
Về kỹ năng
+ Kỹ năng lập kế hoạch tổ chức sự kiện
+ Kỹ năng triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả sự kiện.
Về khả năng
+ Khả năng sáng tạo
+ Khả năng quan sát chi tiết cao
+ Có khả năng đi xa
+ Khả năng xử lý tính huống
Về thái độ
+ Lăn xả, nhiệt tình, không ngại khó khăn
+ Chịu Làm việc với áp lực cao từ nhiều phía (công ty, khách hàng, đối tác)
+ Cầu tiến, biết lắng nghe
+ Học cách nói chuyện với tất cả mọi người, xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người
8. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công
Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho một sự kiện là gì.
– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.
– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.
Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.
– Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó
Một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
– Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ
Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.
Các thông tin về người tham dự sự kiện thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị sự kiện hay thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.
Ngoài ra, việc quản lý thông tin khách mời bằng file Excel còn có thể giúp bạn tránh được lỗi trùng lặp, chồng chéo thông tin,… giữa các sự kiện.
– Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất
Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu vô tình không để ý mà lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy chú ý kỹ tới giới hạn trong thực đơn nhé.
– Lập kế hoạch B cho mọi tình huống
Sự kiện có thể đổ bể nếu bạn không có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo kế hoạch. Vì thế bạn luôn phải có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Nếu như trời chuẩn bị mưa thì bạn cân nhắc sử dụng lều bạt hoặc chuẩn bị thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.
– Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp
Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.
Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.
– Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công
Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi sự kiện diễn ra để xác nhận sự tham dự của khách hàng.
Bạn hãy gửi thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy gửi kèm trong thư một vài tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt khách hàng.
– Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện
Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt đẹp, thì ekip thực hiện cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Vì thế, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. là những vật dụng không thể thiếu.
Hãy lên một danh sách thiết bị và có kế hoạch thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị vào đúng vị trí, cũng như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt sự kiện.
Bài viết trên đây của Hoa Việt Media là lời giải cho câu hỏi Tổ chức sự kiện là gì. Những thông tin trên rất chi tiết và quan trọng với những ai đang làm hoặc mong muốn tìm hiểu về lĩnh vực tổ chức sự kiện.