Tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại không gian thoáng đãng và cảm giác gần gũi với thiên nhiên, tạo ra trải nghiệm độc đáo cho khách mời. Tuy nhiên sự kiện ngoài trời tiềm ẩn khá nhiều rủi ro, nếu chuẩn bị không tốt thì rất khó thành công. Hiểu được điều đó, Hoa Việt Media sẽ bật mí đến bạn đọc kinh nghiệm triển khai hiệu quả và ấn tượng nhất qua bài viết sau đây!
1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm việc tạo ý tưởng nội dung, phát triển kịch bản, lập kế hoạch chương trình, tính toán chi phí và rủi ro, cũng như phối hợp công việc và nhân sự cho một sự kiện diễn ra ngoài trời. Các sự kiện ngoài trời thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như ngân sách, mục đích, nội dung, thời tiết và tài trợ.
Sự kiện ngoài trời là loại loại hình phổ biến và được yêu thích hiện nay
Với không gian thoáng đãng và rộng rãi, thuận tiện cho việc di chuyển, các sự kiện ngoài trời phù hợp với các chương trình như:
- Đại nhạc hội lớn: Các sự kiện như EDM và festival hiếm khi được tổ chức trong nhà do số lượng khán giả lớn và cần âm thanh vang xa.
- Lễ khởi công và khánh thành: Các sự kiện này dễ dàng được tổ chức ngoài trời.
- Hội chợ và triển lãm: Giới thiệu công nghệ, sản phẩm và dịch vụ mới.
- Sự kiện thể thao: Bao gồm bóng đá, đua xe đạp, giải golf, marathon và quần vợt.
- Lễ hội và kỷ niệm: Các sự kiện như Ngày Lễ Tình Nhân, Halloween, Giáng Sinh và Quốc Khánh thường được tổ chức ngoài trời kết hợp với ăn uống và giải trí.
- Kỷ niệm cá nhân: Bao gồm lễ cưới, lễ mừng thọ, sinh nhật và Tết Trung Thu cho thiếu nhi.
2. Ưu và nhược điểm của việc tổ chức sự kiện ngoài trời
Hiện nay, xu hướng tổ chức sự kiện không gian ngoài trời rất phổ biến và nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng. Tuy nhiên, cần hiểu rõ các hạn chế của tiệc ngoài trời để phòng tránh các rủi ro tiềm ẩn trước khi triển khai chương trình.
2.1. Ưu điểm của việc tổ chức sự kiện ngoài trời
- Không gian thoáng đãng và thoải mái: Khác với các sự kiện trong nhà, sự kiện ngoài trời cung cấp không gian rộng rãi, thoải mái và cho phép người tham dự tận hưởng không khí trong lành.
- Phù hợp cho các buổi gặp gỡ: Thích hợp cho các buổi tiệc, hoạt động team-building, BBQ và picnic, giúp tăng cường sự gắn kết xã hội.
- Tiết kiệm chi phí cho sự kiện lớn: Tổ chức sự kiện quy mô lớn ngoài trời có thể tiết kiệm chi phí hơn vì không cần thuê phòng, điều hòa, hệ thống âm thanh và ánh sáng lớn.
- Tăng cường tương tác: Các sự kiện ngoài trời cho phép khách mời kết nối và tương tác tự nhiên hơn thông qua các trò chơi và hoạt động.
- Không khí thư giãn: Tạo cảm giác gần gũi với thiên nhiên, giúp người tham dự thư giãn sau những ngày làm việc căng thẳng.
Cần hiểu rõ các ưu điểm, hạn chế của sự kiện ngoài trời để chuẩn bị tốt nhất cho khâu tổ chức
2.2. Nhược điểm của việc khi tổ chức sự kiện ngoài trời
- Phụ thuộc vào thời tiết: Thời tiết không ổn định có thể làm gián đoạn sự kiện, với nhiệt độ cao hoặc mưa to gây khó khăn.
- Vấn đề thiết bị: Thiết bị âm thanh và ánh sáng có thể hỏng hoặc hoạt động không tốt trong điều kiện ngoài trời.
- Rủi ro an ninh: Không gian mở có thể tiềm ẩn các rủi ro về an ninh và an toàn cho khách mời.
- Vấn đề vệ sinh: Thiếu cơ sở hạ tầng có thể dẫn đến vấn đề vệ sinh.
- Quản lý nhân sự: Quản lý nhân viên sự kiện có thể gặp khó khăn, đặc biệt đối với các chương trình lớn.
3. Hướng dẫn chi tiết quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời
Dù tổ chức sự kiện ở ngoài trời hay trong nhà, việc tuân thủ quy trình chuyên nghiệp là điều cần thiết. Dưới đây là các bước lập kế hoạch và triển khai chương trình mà Hoa Việt Media khuyên bạn nên nắm bắt:
3.1. Xây dựng Chủ đề & Ý tưởng cho sự kiện
Bắt đầu bằng việc xây dựng ý tưởng và chủ đề chung cho sự kiện. Đây là bước quan trọng để mở ra các kế hoạch tiếp theo. Mỗi chương trình sẽ có yêu cầu sắp xếp và trang trí khác nhau, vì vậy ý tưởng phải phù hợp với yêu cầu của buổi lễ và các tiêu chí hướng tới.
3.2. Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện
- Chọn thời gian tổ chức phù hợp với mục đích của sự kiện. Ví dụ, khai trương nên tổ chức vào buổi sáng để thu hút sự chú ý, trong khi tiệc tất niên nên tổ chức vào cuối tuần hoặc buổi tối để khách mời có thời gian thư giãn.
- Địa điểm nên là những nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc công viên rộng thoáng, thuận tiện cho việc di chuyển.
Cần chọn thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp với mục đích của sự kiện
3.3. Xây dựng chi tiết kịch bản của sự kiện
Xây dựng kịch bản chi tiết là bước quan trọng khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Cần hoạch định công việc quan trọng cho từng khâu như trang trí, dàn dựng, kịch bản chương trình và nhân lực.
Phân công rõ ràng công việc cho từng người để đảm bảo tiến độ diễn ra nhanh chóng. Kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời bao gồm các bước chính:
- Lên danh sách khách mời để xác định số lượng cụ thể, đặt bàn và chọn địa điểm phù hợp.
- Dự trù kinh phí rõ ràng để phòng trường hợp cần thiết.
- Trình bày dự án với khách hàng để xem họ có muốn sửa đổi gì hay không trước khi bắt tay vào thực hiện.
3.4. Quy trình tổ chức sự kiện
- Sau khi đã chuẩn bị mọi thứ kỹ càng, tiến hành theo đúng quy trình để đảm bảo không có sai sót:
- Chuẩn bị sự kiện theo kế hoạch và ý tưởng đã được duyệt, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người.
- Tổng duyệt chương trình để kiểm tra mọi thứ đã ổn hay chưa.
- Bắt đầu chạy sự kiện ngoài trời.
- Đón tiếp khách mời chu đáo và tận tình.
- Triển khai sự kiện theo như chủ đề đã đề ra.
- Kết thúc chương trình.
4. Kinh nghiệm cần biết khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, ban tổ chức cần có kiến thức và kỹ năng cơ bản. Dưới đây là một số kinh nghiệm triển khai hiệu quả mà chúng ta nên tham khảo và áp dụng:
4.1. Lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện hợp lý
Chọn địa điểm lý tưởng dựa theo các tiêu chí sau:
- Phù hợp với nội dung chính của sự kiện.
- Xem xét danh sách khách mời.
- Đảm bảo không gian sự kiện phù hợp với số lượng khách mời.
- Các yếu tố quan trọng khác: độ an toàn, bãi đỗ xe rộng rãi, vị trí dễ nhìn và dễ di chuyển.
4.2. Chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ
Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự đồng bộ về cơ sở vật chất và trang thiết bị:
- Sân khấu bắt mắt, chịu được trọng tải lớn, có bạt che mưa, cổng chào, rào chắn.
- Backdrop in tên buổi lễ với kích thước lớn, đầy đủ thông tin ngày giờ và đơn vị tổ chức.
- Đảm bảo hệ thống ánh sáng, âm thanh có công suất lớn.
- Phụ kiện trang trí: poster, hashtag, thảm đỏ, ô dù.
Ban tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ nhất về cơ sở vật chất và trang thiết bị
4.3. Đảm bảo yếu tố thời tiết
- Tránh tổ chức vào thời điểm có mưa để không ảnh hưởng đến hoạt động của chương trình và trải nghiệm của khách mời.
- Trang bị hệ thống phông bạt, ô dù, áo mưa để phòng trường hợp thời tiết xấu bất ngờ.
4.4. Lưu ý về mặt pháp lý
Hoàn tất đầy đủ các thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước:
- Hợp đồng thuê MC, dancer, ca sĩ biểu diễn.
- Hợp đồng thuê mặt bằng và giấy phép tổ chức từ địa phương.
- Hợp đồng liên quan đến ánh sáng, âm thanh và người điều khiển.
- Các loại giấy tờ bảo hiểm cần thiết khác.
4.5. Vệ sinh và an ninh trong quá trình diễn ra sự kiện
Thuê đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh cho sự kiện ngoài trời để đảm bảo trật tự và mỹ quan. Hoặc thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, đảm bảo không gian xung quanh sạch sẽ, gọn gàng, thẩm mỹ và an toàn.
5. Các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi tiếng tại Hà Nội và TPHCM
Hà Nội và Hồ Chí Minh là hai trung tâm kinh tế lớn của Việt Nam, do đó nhu cầu tổ chức sự kiện tại hai thành phố này rất cao. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện ở Hà Nội hoặc Hồ Chí Minh nhưng chưa tìm được địa điểm phù hợp, hãy tham khảo các gợi ý sau:
Các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi tiếng hiện nay
5.1. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi tiếng tại Hà Nội
Dưới đây là danh sách một số địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội, sang trọng và chuyên nghiệp, được nhiều khách hàng lựa chọn:
- Trung tâm Hội nghị Quốc gia: Với khuôn viên rộng lớn và không gian sang trọng, đây là địa điểm lý tưởng cho các hội chợ, chương trình nghệ thuật, tiệc ngoài trời.
- Trống Đồng Sông Hồng Palace: Với diện tích lên đến 20,000m², không gian xanh mát, phù hợp cho tiệc cưới và các lễ hội âm nhạc nhỏ.
- Trung tâm tổ chức sự kiện & tiệc cưới Cung Xuân: Sức chứa lên đến 1,000 khách mời, phù hợp cho triển lãm, lễ cưới, hội chợ, lễ ra mắt sản phẩm.
- Calidas Gardium - Landmark 72: Tòa nhà với sức chứa 1,000 người, có bể bơi và cây cảnh, tạo không gian tuyệt vời cho các buổi party pool, lễ kỷ niệm, sinh nhật.
Ngoài ra, Hà Nội còn có nhiều khách sạn và nhà hàng cho thuê tổ chức sự kiện:
- Khách sạn Daewoo Ha Noi (Ba Đình)
- JW Marriot 5 sao (Nam Từ Liêm)
- Elegant Suites Westlake (Tây Hồ)
- Nhà hàng Softwater (Tây Hồ)
- Lộc Vừng Mangopine (Đông Anh)
5.2. Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi tiếng tại Hồ Chí Minh
Dưới đây là danh sách một số địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại TPHCM được đánh giá cao:
- Thảo Điền Village: Sức chứa hơn 400 người, không gian mang đậm phong cách Việt Nam, lý tưởng cho tiệc cưới, tiệc sinh nhật.
- Gem Center: Không gian “hóa thân” thành khu rừng bí ẩn, giản dị mà đẹp ngỡ ngàng, phù hợp cho tiệc cưới, party, lễ tri ân.
- Lotte Legend Hotel Saigon: Khách sạn 5 sao đẳng cấp, phục vụ tối đa 400 khách mời, lý tưởng cho các sự kiện ngoài trời.
- EdenStar Saigon Hotel & Spa: Không gian bể bơi tầng thượng, lý tưởng cho các buổi party.
Những địa điểm trên đều đáp ứng các yêu cầu về không gian, tiện nghi và dịch vụ, đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công và ấn tượng.
Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Bằng cách nắm vững những yếu tố quan trọng và các kinh nghiệm quý báu do Hoa Việt Media chia sẻ, bạn có thể đảm bảo sự kiện của mình diễn ra suôn sẻ và thành công. Hãy áp dụng những kiến thức này để tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ cho khách mời và đem lại thành công cho sự kiện của bạn.