Giỏ hàng của bạn (0 sản phẩm)

8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện

16/01/2024 - 14:45      114 lượt xem

Quy trình là nhân tố quyết định sự kiện có thể sinh ra, bắt đầu cũng như kết thúc. Quy trình trong tổ chức sự kiện rất quan trọng. Nhưng đối với các doanh nghiệp không chuyên về ngành sự kiện có thể còn chưa hiểu rõ, vì vậy hãy cùng Hoa Việt Media tìm hiểu qua bài viết 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện này bạn nhé!

Quy trình là gì?

Quy trình – hay còn gọi là Procedure là một thuật ngữ quen thuộc hiện nay, theo ISO 9000 và ISO 9001 đề cập đến Quy trình là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản, và nó là một công cụ dùng để quản lý cực kì hiệu quả của doanh nghiệp hiện nay.

Quy trình là gì?
Quy trình giống áo quần ta mặc hàng ngày, không bao giờ được bỏ qua quy trình khi làm việc, giống như không bao giờ được “quên” mặc đồ khi đi ra đường vậy.

Quy trình trong tổ chức sự kiện

Để có được một sự kiện thành công điều quan trọng nhất đó là quy trình trong tổ chức sự kiện. Nó là nhân tố quyết định để một sự kiện có thể tiến hành hoạt động cũng như kết thúc.

Các bước để thực hiện một quy trình tổ chức sự kiện.

Bước 1: Tiến hành nghiên cứu

Trong bước này bạn cần đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức :

• Chủ đề chương trình

• Mục tiêu tổ chức

• Thông điệp của sự kiện

• Đối tượng và số lượng khách mời tham dự

• Thời gian tổ chức

• Ngân sách dự kiến

• Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

Bước 2: Xây dựng chủ đề chính

Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc hoàn toàn vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng sáng tạo chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…

Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.

Quy trình trong tổ chức sự kiện


Bước 3: Thiết Kế Sự Kiện

Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:

• Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…

• Xác định thời gian tổ chức

• Xác định chủ đề chương trình

• Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ

• Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

Xem thêm Thiết kế trong tổ chức sự kiện

Bước 4: Lên Kế Hoạch Tổ Chức

Lập kế hoạch tổ chức gồm:

• Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc

• Trang thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.

• Phương thức vận chuyển: ô tô

• Ngân sách sự kiến, ngân sách dự bị

• Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời, rủi ro thời tiết……

Quy trình trong tổ chức sự kiện


Bước 5: Thực Hiện Kế Hoạch

Liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Đối với từng loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…

Người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

Bước 6: Dàn Dựng Sự Kiện

Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.

Bước 7: Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình

Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

Bước 8: Kết Thúc Sự Kiện

Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo. 

Trên đây là bài viết 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện. Đội ngũ Hoa Việt Media luôn gửi tới các bạn đọc những thông tin hữu ích nhất. Hãy thường xuyên cập nhật website của chúng tôi để tiếp thu thêm thật nhiều kiến thức mới mẻ về sự kiện nhé!

 

16/07/2024 115
Tổ chức sự kiện ngoài trời mang lại không gian thoáng đãng và cảm giác gần gũi với thiên nhiên, tạo ra trải nghiệm độc đáo cho khách mời. Tuy nhiên sự kiện ngoài trời tiềm ẩn khá nhiều rủi ro, nếu chuẩn bị không tốt thì rất khó thành công. Hiểu được điều đó, Hoa Việt Media sẽ bật mí đến bạn đọc kinh nghiệm triển khai hiệu quả và ấn tượng nhất qua bài viết sau đây!
Xem chi tiết
16/07/2024 138
Tổ chức hội nghị thành công không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng mà còn cần một quy trình rõ ràng và chi tiết. Từ việc lên ý tưởng ban đầu cho đến ngày diễn ra sự kiện, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Trong bài viết này, Hoa Việt Media sẽ hướng dẫn chi tiết 27 bước để tổ chức một hội nghị thành công, giúp bạn có được cái nhìn tổng quan và áp dụng hiệu quả cho sự kiện của mình.
Xem chi tiết
27/05/2024 147
Các nhà khoa học Trung Quốc đã ghép thành công gan lợn chỉnh sửa gene vào cơ thể của một người đàn ông còn sống.
Xem chi tiết
22/01/2024 126
Với bất cứ doanh nghiệp hay công ty nào, sự gắn kết, hòa hợp trong nội bộ luôn là điều quan trọng hơn bao giờ hết, đây là một hạng mục mà mọi doanh nghiệp muốn tồn tại phải nhìn nhận và đầu tư đúng đắn. Như vậy, truyền thông nội bộ quan trọng không thua kém những chiến dịch truyền thông quảng cáo đại chúng bên ngoài. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Hãy cùng Hoa Việt Team tìm hiểu kỹ hơn ở bài viết dưới đây.
Xem chi tiết
16/01/2024 145
Tư duy 5W1H trong tổ chức sự kiện là một trong những nguyên tắc cơ bản mà người tổ chức sự kiện cần phải tuân theo khi bắt đầu lập kế hoạch và thực hiện. Đây là phương pháp đơn giản nhưng có tính hiệu quả cao trong việc phân tích các vấn đề.
Xem chi tiết
16/01/2024 114
Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Hãy cùng Hoa Việt Media trả lời câu hỏi Làm “event” khi nào? nhé!
Xem chi tiết
Tin được đọc nhiều nhất
Tin được đọc nhiều nhất
16/01/2024 114

Làm “event” khi nào?

Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Hãy cùng Hoa Việt Media trả lời câu hỏi Làm “event” khi nào? nhé!
11/01/2024 156

Các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện

Để có một sự kiện thành công thì không chỉ cần phải có một kế hoạch hoàn hảo mà bạn còn phải có sự chuẩn bị chu đáo từ những phần việc nhỏ nhất trong sự kiện. Hãy cùng Hoa Việt Media ngó qua Các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện nhé!
16/01/2024 114

8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình là nhân tố quyết định sự kiện có thể sinh ra, bắt đầu cũng như kết thúc. Quy trình trong tổ chức sự kiện rất quan trọng. Nhưng đối với các doanh nghiệp không chuyên về ngành sự kiện có thể còn chưa hiểu rõ, vì vậy hãy cùng Hoa Việt Media tìm hiểu qua bài viết 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện này bạn nhé!
Xem tất cả
Gửi yêu cầu tư vấn
Mô tả form gửi yêu cầu tư vấn
Họ tên *
Điện thoại *
Email
Địa chỉ
Nội dung yêu cầu *
Mã bảo mật * Mã bảo vệ
Liên hệ tư vấn, báo giá
events@hoavietmedia.com 0367.789.469
Bản quyền @2024 Công ty Cổ phần Truyền thông và Sự kiện Hoa Việt. Bảo lưu mọi quyền.