Tư duy 5W1H trong tổ chức sự kiện là một trong những nguyên tắc cơ bản mà người tổ chức sự kiện cần phải tuân theo khi bắt đầu lập kế hoạch và thực hiện. Đây là phương pháp đơn giản nhưng có tính hiệu quả cao trong việc phân tích các vấn đề.
1. 5W1H LÀ GÌ?
5W1H thực chất là viết tắt của Why (tại sao) - What (cái gì) - When (khi nào) - Where (ở đâu) - Who (Ai) và chữ cái H là How (Làm như thế nào). Đây là nguyên tắc vàng giúp bạn hoạch định được mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho dự án. 5W1H được ứng dụng hiệu quả trong công việc, quản lý và tổ chức sự kiện và là phương pháp kinh doanh để giúp các nhà quản lý và giám đốc điều hành đưa ra quyết định tốt hơn. 5W1H thường được sử dụng trong các buổi brainstorm để tạo ra những ý tưởng mới hoặc tìm giải pháp cho các vấn đề.
2. CÁCH ỨNG DỤNG 5W1H TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN:
-
WHY - TẠI SAO?
Nhân tố Why đứng đầu tiên nghĩa là bạn cần trả lời mục đích của sự kiện là gì, tại sao sự kiện cần được tổ chức? Đây là hội thảo hội nghị, sự kiện quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm hay sự kiện biểu diễn nghệ thuật,...? Trả lời được câu hỏi này giúp bạn định hướng, và lên kế hoạch tổ chức sự kiện.Đây là bước rất quan trọng để tạo nên thành công của sự kiện và đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Những câu hỏi thường gặp để tìm ra WHY:
- Mục tiêu của sự kiện này là gì?
- Tại sao sự kiện này nên được tổ chức?
- Tại sao thông điệp này cần phải được truyền tải trong sự kiện?
2. WHAT - CÁI GÌ?
Trả lời câu hỏi này giúp bạn hình dung những công việc cần phải làm để tổ chức sự kiện. Câu hỏi càng chi tiết thì khâu tổ chức sẽ càng mượt mà hơn.
Bạn có thể tham khảo một số gợi ý bên dưới về cách đặt câu hỏi What?:
- Chủ đề của sự kiện là gì? Sử dụng gam màu gì để đúng concept?
- Sự kiện được tổ chức theo hình thức nào? Online, Offline hay Hybrid?
- Khi check-in: khách tham gia được vào cửa tự do, bán vé, hay phát thiệp mời?
- Khách mời: có dresscode không, có lưu ý gì đặc biệt cho khách mời không?
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ về âm thanh, ánh sáng, trang trí, quà tặng… sẽ là đơn vị nào? Có gì cần lưu ý với nhà cung cấp không?
- Quà tặng: Có tặng quà lưu niệm cho khách mời không (quà welcome hoặc thank you), nên tặng khi nào thì hợp lý?
- Nội dung sự kiện: những tiết mục nào sẽ diễn ra trong sự kiện? Thời gian, kịch bản người tham gia biểu diễn như thế nào?
- Đồ ăn thức uống: món ăn nào sẽ được phục vụ suốt sự kiện? có cần phù hợp với chủ đề của sự kiện không? cần lưu ý gì về đồ ăn thức uống trong sự kiện không?
- Truyền thông: kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện diễn ra như thế nào?
- Ngân sách: Ngân sách cho sự kiện là bao nhiêu?
3. WHEN - KHI NÀO ?
Sau khi đã xác định được mục đích cũng như công tác chuẩn bị cho sự kiện, điều tiếp theo các đơn vị tổ chức cần xác định là WHEN - thời điểm tổ chức sự kiện.
Một số lưu ý khi lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện để thuận tiện nhất cho khách mời như:
- Thời gian tổ chức cần được thông báo sớm để khách mời dễ dàng sắp xếp tham dự;
- Thời gian tổ chức phải thuận tiện cho khách mời;
- Không nên tổ chức trùng với những sự kiện lớn và quan trọng khác;
- Nếu là tiệc ngoài trời, cần đặc biệt quan tâm về tình hình thời tiết.
-
WHERE - Ở ĐÂU?
Địa điểm tổ chức là một trong những bước quan trọng góp phần tạo nên thành công của sự kiện. Do đó địa điểm tổ chức cần phải được bố trí thuận tiện cho khách mời về tình trạng giao thông, có chỗ đỗ xe và phù hợp với concept sự kiện.
Trong một vài trường hợp bạn cần phải lựa chọn hình thức tổ chức trong nhà hay ngoài trời. Dù lựa chọn hình thức nào bạn cũng cần đặt chỗ từ sớm để tránh tình trạng kín lịch của các địa điểm đặt tiệc. Ngoài ra yếu tố ngân sách cũng cần phải được cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
-
WHO - AI?
Nhân tố cuối cùng cần xác định trong 5W là Who - đối tượng tham gia sự kiện. Họ là những ai? Bao nhiêu tuổi? phong cách và cá tính của họ là gì? Việc hiểu rõ khách hàng giúp bạn xây dựng được phương án tổ chức, kịch bản, nội dung chương trình phù hợp cũng như cách truyền tải thông điệp sự kiện hiệu quả nhất.
HOW - LÀM NHƯ THẾ NÀO?
Chữ How cuối cùng trong nguyên tắc 5W1H giúp bạn xác định được nên tổ chức sự kiện như thế nào? Việc này giúp bạn xác định từng phần trong sự kiện và cách để thu hút cũng như thuyết phục khách hàng rằng phương án tổ chức của mình đưa ra là tối ưu và hiệu quả nhất.
Một số điểm bạn cần lưu ý để gây ấn tượng:
- Concept và ý nghĩa muốn truyền tải;
- Cách thức tiếp cận với khách mời tham gia sự kiện qua các thiết kế (Key visual, thư mời, …);
- Key moment trong kịch bản;
- Layout mặt bằng tổ chức sự kiện;...
Như vậy, Hoa Việt Media vừa cung cấp bạn những chi tiết về tư duy 5W1H trong tổ chức sự kiện. Công thức này giúp chúng ta dễ dàng phân tích vấn đề chỉ bằng cách đặt và trả lời câu hỏi. Bằng việc trả lời các câu hỏi, bạn đã từng bước tạo nên một sự kiện thành công, truyền tải được thông điệp sự kiện và gây ấn tượng với khách mời.