Quy trình là nhân tố quyết định sự kiện có thể sinh ra, bắt đầu cũng như kết thúc. Quy trình trong tổ chức sự kiện rất quan trọng. Nhưng đối với các doanh nghiệp không chuyên về ngành sự kiện có thể còn chưa hiểu rõ, vì vậy hãy cùng Hoa Việt Media tìm hiểu qua bài viết 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện này bạn nhé!
Quy trình là gì?
Quy trình – hay còn gọi là Procedure là một thuật ngữ quen thuộc hiện nay, theo ISO 9000 và ISO 9001 đề cập đến Quy trình là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản, và nó là một công cụ dùng để quản lý cực kì hiệu quả của doanh nghiệp hiện nay.
Quy trình là gì?
Quy trình giống áo quần ta mặc hàng ngày, không bao giờ được bỏ qua quy trình khi làm việc, giống như không bao giờ được “quên” mặc đồ khi đi ra đường vậy.
Quy trình trong tổ chức sự kiện
Để có được một sự kiện thành công điều quan trọng nhất đó là quy trình trong tổ chức sự kiện. Nó là nhân tố quyết định để một sự kiện có thể tiến hành hoạt động cũng như kết thúc.
Các bước để thực hiện một quy trình tổ chức sự kiện.
Bước 1: Tiến hành nghiên cứu
Trong bước này bạn cần đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức :
• Chủ đề chương trình
• Mục tiêu tổ chức
• Thông điệp của sự kiện
• Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
• Thời gian tổ chức
• Ngân sách dự kiến
• Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ
Bước 2: Xây dựng chủ đề chính
Sự kiện thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc hoàn toàn vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng sáng tạo chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức sự kiện (Event Planner), họ thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…
Thực tế cho thấy rằng, điều kiện tổ chức sự kiện tuyệt vời như vậy đa số đều đếm trên đầu ngón tay. Các Event Planner phải giới hạn ý tưởng của mình do yêu cầu từ phía khách hàng, do sự giới hạn ngân sách. Điều này sẽ dẫn đến hậu quả “cạn kiệt ý tưởng” ở những người tổ chức sự kiện lâu năm.
Quy trình trong tổ chức sự kiện
Bước 3: Thiết Kế Sự Kiện
Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:
• Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
• Xác định thời gian tổ chức
• Xác định chủ đề chương trình
• Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
• Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.
Xem thêm Thiết kế trong tổ chức sự kiện
Bước 4: Lên Kế Hoạch Tổ Chức
Lập kế hoạch tổ chức gồm:
• Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
• Trang thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
• Phương thức vận chuyển: ô tô
• Ngân sách sự kiến, ngân sách dự bị
• Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời, rủi ro thời tiết……
Quy trình trong tổ chức sự kiện
Bước 5: Thực Hiện Kế Hoạch
Liên hệ đến nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Đối với từng loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…
Người tổ chức cần phải có sự kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.
Bước 6: Dàn Dựng Sự Kiện
Trước khi tổ chức khoảng 1- 2 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện, đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.
Bước 7: Tiến Hành Thực Hiện Chương Trình
Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.
Bước 8: Kết Thúc Sự Kiện
Sự kiện kết thúc, công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cũng cần rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.
Trên đây là bài viết 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện. Đội ngũ Hoa Việt Media luôn gửi tới các bạn đọc những thông tin hữu ích nhất. Hãy thường xuyên cập nhật website của chúng tôi để tiếp thu thêm thật nhiều kiến thức mới mẻ về sự kiện nhé!