Trên thực tế, để tổ chức được một sự kiện thành công, chúng ta đều cần có những công thức riêng/ những “bí kíp” nằm lòng không thể thiếu. Hoa Việt Media xin gửi tới các bạn bài viết 10 bí quyết tổ chức sự kiện. Các bạn tham khảo và áp dụng nhé!
1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.
2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn truyền tải đến họ.
4. Đặt mục tiêu cụ thể. Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc
Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.
5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng
Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải.
6. Không ngừng luyện tập trước khi diễn ra sự kiện
Đừng quên hỗ trợ các diễn giả tham gia sự kiện bằng cách xây dựng các phiên luyện tập để họ làm quen và thoải mái hơn với công nghệ tổ chức sự kiện, nội dung, định dạng và quy trình tổ chức trực tuyến.
Sự thiếu chu đáo trong khâu chuẩn bị có thể dẫn đến các vấn đề về mặt kỹ thuật hoặc thời lượng nội dung. Bằng cách chuẩn bị trước, diễn giả có thể tự tin hơn trong suốt chương trình và nhà tổ chức cũng có thể lường trước các sự cố có thể phát sinh.
7. Quảng bá sự kiện bằng sức hút từ các diễn giả
Cũng giống như việc tổ chức một sự kiện tọa đàm hay hội thảo trực tiếp, thành phần khách mời và diễn giả luôn là một yếu tố giúp thu hút khán giả tham dự sự kiện. Hãy đảm bảo rằng diễn giả là những nhân vật mà đối tượng tham dự muốn nghe chia sẻ. Bởi vì đây chính là động lực để khán giả tập trung và theo dõi đến cuối chương trình.
Bên cạnh đó, nên thiết lập các buổi rehearsal để đảm bảo chất lượng nội dung và thiết bị sự kiện (mic, video, kết nối). Chuẩn bị sẵn công cụ hội nghị truyền hình dự phòng để sử dụng và chỉ sử dụng các phiên được ghi trước làm bản sao lưu phòng khi có sự cố.
8. Thiết lập không gian dành riêng cho các hoạt động kết nối
Một trong những điểm yếu của sự kiện trực tuyến so với trực tiếp chính là khả năng kết nối mạng lưới và tương tác với những người cùng tham gia. Điều này có thể gây ra bất lợi cho cả người tham dự và nhà tài trợ.
Vì thế, nên tạo ra các không gian riêng trong những khoảng thời gian cố định như trước khi diễn ra sự kiện, nghỉ giữa giờ hoặc các phiên thảo luận ngắn để những người tham dự có thể kết nối và xây dựng mối quan hệ với nhau.
9. Nhân lực là yếu tố quan trọng
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng.
10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời đảm bảo các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược.
Trên đây là bài viết 10 bí quyết tổ chức sự kiện thành công. Hoa Việt Media mong rằng những bí kíp trên sẽ giúp cho các bạn làm sự kiện trôi chảy, mượt mà hơn nhé. Chúc các bạn thành công!