Dịch vụ tổ chức sự kiện hỗn hợp (Hybrid event) là hình thức tổ chức sự kiện kết hợp giữa sự kiện trực tiếp và trực tuyến “ảo”. Hybrid event được đánh giá là xu hướng tương lai của ngành sự kiện với nhiều ưu điểm vượt trội.
1. Hybrid Event là gì?
Hybrid Event là hình thức tổ chức sự kiện mà ở đó có sự kết hợp giữa sự kiện trực tiếp và trực tuyến “ảo”. Họ thông qua các công cụ công nghệ hỗ trợ như: mạng xã hội (Facebook, Youtube, Tiktok,…), Skype, Zoom,… để tham gia sự kiện. Do đó, Hybrid Event còn được biết đến với tên gọi sự kiện hỗn hợp.
2. Ưu điểm của Hybrid Event
Lợi thế của Hybrid Event được nhìn thấy rõ nhất chính là trong bối cảnh đại dịch. Các sự kiện trực tiếp với lượng lớn người tham dự là điều bất khả thi vì phong tỏa, giãn cách xã hội… Mặt khác, để chuyển đổi hoàn toàn từ sự kiện trực tiếp sang sự kiện trực tuyến là thách thức lớn mà các công ty tổ chức sự kiện phải đối mặt.
Do đó, Hybrid Event – sự kiện hỗn hợp là biện pháp tối ưu hơn cả. Nó có những ưu điểm sau:
- Hybrid Event có thể tổ chức cùng lúc với hàng triệu người tham dự trực tuyến mà vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của 1 số người muốn tham gia trực tiếp trong sự kiện.
- Hybrid Event giúp giải quyết được phần nào những lo ngại về địa điểm tổ chức, thời tiết. Vì chỉ 1 phần khán giả là sẽ tham dự trực tiếp, còn lại là theo dõi online.
- Việc chia ra tổ chức online và offline sẽ giúp giảm rủi ro, quản lý dễ dàng hơn.
- Thực hiện Hybrid Event không tốn quá nhiều chi phí, nhân lực như tổ chức sự kiện truyền thống mà hiệu quả tương đương nhau.
- Giúp bảo vệ môi trường tối ưu vì giảm thiểu được lượng lớn rác thải không cần thiết.
- Trải nghiệm những hiệu ứng thực tế ảo trong sự kiện.
- Tiếp cận đông đảo công chúng, xóa bỏ mọi khoảng cách về không gian và thời gian. Dù bạn đang ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào cũng có thể tham gia sự kiện chỉ với một chiếc smartphone, máy tính bảng hoặc một chiếc cái laptop.
- Có thể đo lường hiệu quả tiếp cận nhờ vào các phần mềm, công nghệ giúp hỗ trợ tổ chức sự kiện trực tuyến.
- Nâng cao trải nghiệm khán giả và tối ưu khả năng tương tác giữa công chúng và khách mời.
- Thu hút được nhiều nhà tài trợ hơn vì đây là xu hướng thời đại mới, sẽ rất phát triển trong vài năm tới.
3. Các yêu cầu kỹ thuật trong Hybrid Event
Nếu sự kiện hỗn hợp chỉ mang tính chất quảng bá thêm cho chương trình thì có thể sử dụng phát trực tiếp qua mạng xã hội như: Youtube, Facebook, Tiktok,… Riêng đối với các sự kiện như hội thảo, hội nghị, hay âm nhạc, giải trí,… yêu cầu cao hơn.
Vậy nên, để thực hiện Hybrid Event, bạn cần đầu tư đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại. Dưới đây là gợi ý một số các thiết bị cơ bản cần có:
- Thiết bị trình chiếu bao gồm: Màn Led, TV, cable kết nối, capture hình ảnh web presenter, bàn trộn hình ảnh, camera 4-8K,…
- Thiết bị âm thanh: Amate, Micro cầm tay, micro để bàn, mixer, soundcard,…
- Thiết bị kết nối: Máy tính, điện thoại, ipad, đường truyền internet, tai nghe chống ồn…